5 dấu hiệu nhận biết nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín

Trong thời kỳ công nghệ 4.0, ngành thuế đã và đang đẩy mạnh các thủ tục hành chính, điện tử hóa các giao dịch với cơ quan thuế. Trong đó, giải pháp về hóa đơn điện tử được đánh giá là một bước tiến mới, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước. Đặc biệt, trong năm 2020, theo Khoản 3, Điều 26 của Thông tư 68/2019/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định từ ngày 01/11/2020, tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh phải thực hiện việc đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư 68.

Với vai trò là một nhà lãnh đạo hoặc một kế toán trưởng, bắt buộc chúng ta phải thay đổi để đúng với quy định của bộ Tài chính, phải tìm đúng đơn vị có thể dẫn dắt doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử với quy trình đơn giản, rõ ràng. Vậy khi lựa chọn sử dụng phần mềm HĐĐT, bạn có thể tham khảo ngay 05 dấu hiệu nhận biến một nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, tốt nhất dưới đây:

Đáp ứng các quy định về hóa đơn điện tử

Dấu hiệu đầu tiên trong 5 dấu hiệu nhận biết nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín nhất mà doanh nghiệp cần quan tâm đó chính là: Đơn vị cung cấp HĐĐT bạn chọn phải đáp ứng đầy đủ các quy định về HĐĐT.

Cụ thể hơn, đơn vị cung cấp HĐĐT phải hợp pháp được cấp cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp phép hoạt động và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.

Đồng thời, các đơn vị này cũng phải đáp ứng đầy đủ quy định điều kiện đối với một tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử như đã được quy định trong Điều 5 Thông tư 32/2011/TT-BTC và Điều 31, Điều 32 Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc phát hành và sử dụng hóa đơn.

Sản phẩm cung cấp có đầy đủ các tính năng, nghiệp vụ hóa đơn cần thiết

Dấu hiệu thứ hai trong 5 dấu hiệu nhận biết nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín chính là chất lượng của sản phẩm. Điều này đồng nghĩa rằng phần mềm HĐĐT đơn vị đó cung cấp phải có tối thiểu đầy đủ tính năng cơ bản:

- Tạo lập – Phát hành - Điều chỉnh – Thay thế - Xóa bỏ hóa đơn

- Gửi hóa đơn cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS…

- Lập & xuất các báo cáo với những trường thông tin có liên quan

- Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ thư viện mẫu có sẵn

- Quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên

- Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ

Ngoài ra, một phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, tốt nhất còn phải có cả những tính năng nâng cao để tối đa lợi ích, tính thuận tiện của hóa đơn:

- Đa dạng hình thức tích hợp hóa đơn điện tử với những phần mềm quản lý có sẵn.

- Có khả năng truyền nhận dữ liệu hóa đơn giữa nhiều điểm xuất hóa đơn, giữa nhiều cấp quản lý dễ dàng.

- Khả năng xử lý hóa đơn điện tử với số lượng lớn dễ dàng và nhanh chóng.

- Tính năng phân quyền và quản lý nhiều cấp rõ ràng, phù hợp nhiều mô hình tổ chức.

- Có cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể dùng cho nhiều điểm xuất hóa đơn.

- Nhanh chóng phê duyệt hóa đơn, gửi xác thực cùng lúc nhiều hóa đơn.

Ngoài ra, phần mềm hóa đơn điện tử còn có các chức năng nâng cao như: Hỗ trợ tự thiết kế mẫu hóa đơn hay tra cứu hóa đơn ngay trên phần mềm,... cũng là những điểm cộng để doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm HĐĐT tốt nhất.

Cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử dễ sử dụng

Dễ sử dụng là dấu hiệu thứ ba trong 5 dấu hiệu nhận biết một nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, tốt nhất hiện nay.

Thực tế, một phần mềm hóa đơn điện tử tiêu chuẩn, có chất lượng tốt ngoài đầy đủ các tính năng, nghiệp vụ hóa đơn thì còn phải dễ sử dụng. Càng dễ sử dụng thì càng thân thiện với người dùng.

Thêm nữa, điều này cũng đồng nghĩa với việc các bước quy trình tiến hành với hóa đơn được thực hiện đơn giản nhất, tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí mà hiệu quả mang lại cho doanh nghiệp lại cao.

Cập nhật, áp dụng công nghệ tiên tiến nhất trong bảo mật an toàn hóa đơn

Đối với hóa đơn điện tử, bảo mật luôn là vấn đề vô cùng quan trọng bởi nó liên quan đến bí mật kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, công nghệ bảo mật, an toàn chính tiêu chí thứ tư trong 5 dấu hiệu nhận biết nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín.

Đội ngũ hỗ trợ 24/7

Cuối cùng, việc đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh rất quan trọng. Điều này không chỉ tăng khả năng thành công trong thương vụ mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp, ngay cả đối với việc xử lý hóa đơn.

Trong hóa đơn điện tử, dịch vụ hỗ trợ 24/7 tư vấn, giải đáp các vấn đề liên quan đến hóa đơn rất quan trọng đối với các doanh nghiệp. Thực tế, mức độ quan trọng của dịch vụ hỗ trợ 24/7 đã được luật pháp hóa, trở thành điều kiện đối với một đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử trong Thông tư 68/2019/TT-BTC mới ban hành gần đây.

(Nguồn: Internet)

Các bài viết liên quan